Di seguito, forniamo un riepilogo delle fasi trattate in questa lista di controllo:
- Registrazione come provider
- Preparazione dello studio
- Trattamento del primo paziente
- Dare priorità agli allineatori nel proprio studio
- Assegnazione delle responsabilità del team
- Commercializzazione dei propri servizi al pubblico
Se siete alla prima esperienza con ClearCorrect, basta cominciare dall’inizio e seguire le indicazioni. Se avete già trattato alcuni casi, vi sarà probabilmente possibile saltare alcuni passaggi. Non fatevi intimorire! Potete farcela. Basta procedere un passo alla volta. In qualunque fase vi troviate, speriamo che questa guida possa aiutarvi a migliorare ulteriormente il livello di qualità del vostro studio.
Qui è disponibile una versione in PDF di questa lista di controllo.
1. Registrazione come provider
- Effettuare la registrazione su straumann.com/clearcorrect/en/home/doctors.
- Accedere al portale riservato ai medici su dr.clearcorrect.com e iniziare a capirne la struttura.
- Guardare la playlist Principi di base di ClearCorrect su YouTube.
- Per i neofiti, consigliamo la visione di Principi di base dell'ortodonzia.
- Visitare il nostro Help Center all’indirizzo support.clearcorrect.com e dare uno sguardo ai contenuti. Questo dovrebbe essere il primo passo da compiere ogni volta che si hanno dubbi o domande.
- Iniziare a conoscere il proprio rappresentante. Comunicare all’addetto alla reception dello studio che entro uno o due giorni dalla registrazione si riceverà la telefonata di un rappresentante ClearCorrect. È possibile anche contattarci telefonicamente al numero riportato sulla barra laterale del portale riservato ai medici.
2. Preparazione dello studio
- Tenere a portata di mano tutto ciò che serve. Munirsi di uno strumento per scattare e caricare foto di alta qualità.
- Fotocamera digitale o smartphone
- Specchi per foto buccali o delle arcate
- Materiale per impronta in PVS
- Cucchiai per impronta in plastica
- Prepararsi a posizionare gli engager. È possibile che in questo momento non servano, ma quando si passa a casi più complessi sarà probabilmente necessario posizionare gli engager. Vedere Come posizionare gli engager.
- Prepararsi a eseguire l’IPR. Serviranno probabilmente strumenti anche per l’IPR (Interproximal Reduction [Riduzione interprossimale dello smalto/Stripping]), disponibili su store.clearcorrect.com (Non disponibile in tutte le regioni) o da altri fornitori. Vedere Modalità di esecuzione dell'IPR (Interproximal Reduction [Riduzione interprossimale dello smalto/Stripping]).
- Stabilire i prezzi. I costi medi per paziente per il trattamento con allineatori dipendono dalla complessità del trattamento e dalla situazione del mercato. Assicurarsi di riservarsi un margine di profitto sostenibile. Il trattamento Unlimited garantisce la prevedibilità dei costi. L’opzione Flex consente un risparmio nell’immediato e lascia spazio per eventuali revisioni, sostituzioni e apparecchi di contenzione, permettendovi inoltre di preparare il paziente per eventuali costi futuri.
- Registrarsi per un corso online o un workshop dal vivo. (Non disponibile in tutte le regioni) Le opzioni formative non sono obbligatorie, ma sono fortemente consigliate. ClearCorrect offre crediti CE per una serie di corsi su argomenti collegati agli allineatori trasparenti. Questi corsi rispondono a molte delle domande che il nostro personale di assistenza riceve più spesso. Il vostro staff può partecipare ai corsi di e-learning senza alcun costo aggiuntivo e può inoltre accompagnarvi ai corsi dal vivo a una tariffa ridotta.
3. Trattamento del primo paziente
- Iniziare con un caso semplice. Iniziare da un problema minore che possa essere risolto in meno di una dozzina di passaggi, che non presenti complicazioni gravi, che potrebbero richiedere la riduzione interprossimale (IPR) o movimenti difficili, che potrebbero richiedere l’utilizzo di engager. I denti anteriori sono più facili da correggere rispetto ai denti posteriori, e l’inclinazione (tipping) è più facile dell’estrusione o della rotazione. Potrebbe rivelarsi più semplice iniziare con un componente dello staff, un familiare o anche su se stessi.
- Ottenere il consenso informato. Tutti i pazienti devono leggere e firmare un modulo di consenso informato. Accertarsi che i pazienti comprendano i seguenti punti chiave:
- Il responsabile della cura è il medico.
- ClearCorrect realizza gli allineatori in base alla prescrizione del medico.
- In caso di dubbi o domande, i pazienti devono contattare il medico.
- Tutti i trattamenti ortodontici comportano dei rischi.
- Non è possibile garantire un esito positivo.
- Gli allineatori devono essere indossati in modo costante: 22 ore al giorno, tutti i giorni.
- Al termine del trattamento, il paziente dovrà probabilmente indossare un apparecchio di contenzione.
- Eventuali revisioni, sostituzioni o apparecchi di contenzione potrebbero comportare costi aggiuntivi.
- Acquisire immagini, impronte e scansioni. Vedere Come scattare immagini ed eseguire radiografie e Come prendere impronte 1-step.
- Inviare la propria prescrizione. Vedere Come inviare un caso.
- Controllare e approvare il Treatment Setup. Vedere Treatment Setup.
- Insegnare al paziente come indossare e prendersi cura degli allineatori. Le istruzioni sono stampate sul retro di tutte le confezioni degli allineatori. È assolutamente essenziale che i pazienti comprendano l’importanza di indossare gli allineatori in modo costante. È il fattore chiave per il successo del trattamento.
- Fornire al paziente due set di allineatori e verificarne i progressi a ogni visita. Vedere Controlli e revisioni.
- Assicurarsi di effettuare il follow-up con apparecchi di contenzione dopo il trattamento. Vedere Contenzione.
- Non abbiate remore nel chiedere assistenza. Dal portale riservato ai medici (dr.clearcorrect.com) o dall’Help Center (support.clearcorrect.com.), fare clic sul pulsante verde Help (Aiuto) nell’angolo in basso a destra per avviare una chat con un rappresentante dell’assistenza. È possibile anche contattarci telefonicamente o inviare una e-mail all’indirizzo support@clearcorrect.com. Vi sarà richiesto il numero di telefono o l'indirizzo e-mail dello studio e (laddove applicabile) il numero di caso.
4. Dare priorità agli allineatori nel proprio studio
Probabilmente, non sarà possibile limitarsi ad attendere che siano i pazienti ad entrare nello studio e richiedere un trattamento con allineatori trasparenti. Ciò potrebbe verificarsi occasionalmente, ma la maggior parte dei pazienti non prende in considerazione la correzione delle malocclusioni finché non viene informata dei benefici. Di seguito, elenchiamo alcune azioni che distinguono gli studi di successo:
- Chiedere a ogni paziente se è contento del suo sorriso. Fare a ogni nuovo paziente un sondaggio sul sorriso con domande come:
- Come classificherebbe il suo sorriso da 1 a 10?
- Cosa cambierebbe dei suoi denti?
- Ha l’impressione che i suoi denti aderiscano bene tra loro quando chiude la bocca?
- Parlare a tutti i pazienti degli allineatori trasparenti, indipendentemente dal motivo per cui vengono allo studio. Anche se un paziente non è un buon candidato, potrebbe conoscere qualcuno che lo è. Nel caso in cui il paziente sia un buon candidato, includere gli allineatori nel suo piano di trattamento e accertarsi di fornirgliene una copia quando esce.
- Nella sala d’attesa e in quella delle visite, far vedere ai pazienti video che presentino i vantaggi degli apparecchi ortodontici e spieghino come funzionano gli allineatori ClearCorrect. È disponibile anche una playlist di video per la sala d’attesa, che può essere trasmessa in loop.
- Spiegare ai pazienti i vantaggi della correzione delle malocclusioni. Mettiamo a disposizione una tabella con le condizioni e i vantaggi che può essere plastificata e tenuta a portata di mano.
- Mettere a vista i materiali promozionali. Assicurarsi che ClearCorrect sia visibile in ogni parte dello studio. È possibile ordinare i materiali promozionali dal proprio rappresentante. (Non disponibile in tutte le regioni)
- Esporre gli opuscoli nella sala d’attesa e in quella delle visite
- Appendere manifesti in tutto lo studio
- Attaccare un adesivo alla porta d’ingresso
- Rifornire la reception con penne ClearCorrect
- Spiegare gli allineatori ai pazienti con l’ausilio di un libretto illustrato e di foto “prima e dopo”
- Lasciare che i pazienti acquisiscano familiarità con un modello dentale e con degli allineatori campione
- Aggiornare il sito web. Aggiungere informazioni su ClearCorrect nel sito web del proprio studio. Si possono trovare loghi, immagini e copie campione all’indirizzo support.clearcorrect.com.
- Stabilire obiettivi di trattamento raggiungibili. Iniziare in modo semplice e, una volta acquisite esperienza e sicurezza con gli allineatori, proseguire fino a trattare malocclusioni più complesse. Anche correzioni anteriori di minore entità possono fare la differenza per la fiducia in se stessi dei pazienti.
5. Assegnazione delle responsabilità del team
- Si consiglia di coinvolgere tutto lo staff. Accertarsi che tutti i componenti dello staff comprendano il loro ruolo nella riuscita dell’implementazione del trattamento con allineatori trasparenti. Tutti dovrebbero essere preparati a promuovere gli allineatori trasparenti ad ogni paziente che possa trarne beneficio.
- Formare il personale. Tutti i componenti dello staff dovrebbero comprendere i principi di base degli allineatori trasparenti e sapere dove ricevere assistenza. Possono:
- Guardare I principi di base di ClearCorrect
- Acquisire maggiori informazioni e chattare con il personale dell’Help Center
- Gestire le informazioni sul caso nel portale riservato ai medici
- Seguire un corso online o partecipare a un workshop
- Effettuare riunioni periodiche con lo staff per verificare l’efficienza di ogni componente e la crescita dello studio grazie agli allineatori trasparenti.
- Distribuire le schede plastificate allo staff spiegando ruoli e responsabilità.
Di seguito, sono elencati alcuni esempi di compiti specifici che si possono assegnare ai componenti dello staff:
- Gli addetti alla reception sono generalmente preposti all'accoglienza dei nuovi pazienti e devono pertanto essere preparati a presentare gli allineatori trasparenti. Possono:
- Promuovere lo studio come provider di allineatori trasparenti
- Identificare potenziali pazienti per gli allineatori trasparenti
- Far compilare a ciascuno un sondaggio/questionario per nuovi pazienti
- Osservare i pazienti in sala d'attesa per notare quelli eventualmente interessati ai video sugli allineatori
- Gli igienisti dentali si trovano in una posizione unica per identificare potenziali pazienti degli allineatori trasparenti e avviare una conversazione sull’argomento prima di affidare la questione al medico. Un igienista adeguatamente formato sui diversi benefici degli apparecchi ortodontici ricopre un ruolo essenziale nel processo di vendita. Possono:
- Identificare le patologie che potrebbero trarre benefici dalla correzione ortodontica
- Identificare i sintomi della malattia occlusale
- Informare i pazienti che la correzione delle malocclusioni può migliorare la salute orale
- Gli assistenti alla poltrona svolgono un ruolo fondamentale nella formazione del paziente e nella promozione degli allineatori, grazie alla frequenza dei loro contatti diretti con i pazienti stessi. Possono:
- Identificare i potenziali pazienti chiedendo loro se ci sia qualcosa che vorrebbero cambiare nel loro sorriso
- Svolgere un esame preliminare:
- Verificare l'avvenuta firma dell’Accordo di consenso informato
- Prendere impronte/scansioni
- Scattare fotografie
- Condurre un esame alla poltrona
- Compilare una prescrizione online o un foglio di pre-ordine
- Istruire il paziente sugli allineatori trasparenti:
- Come indossare gli allineatori
- L’importanza di seguire il periodo di utilizzo
- Come pulire e prendersi cura degli allineatori
- Cosa aspettarsi in relazione a engager e IPR (Interproximal Reduction [Riduzione interprossimale dello smalto/Stripping])
- Assistere durante le visite di controllo:
- Recuperare il set successivo di allineatori da fornire al paziente
- Controllare il piano di trattamento
- Cosa aspettarsi in relazione a engager e IPR (Interproximal Reduction [Riduzione interprossimale dello smalto/Stripping])
- Chiedere al paziente se ha indossato gli allineatori 22 ore al giorno e se sta sperimentando eventuali disagi
- Controllare il piano di trattamento
- Incoraggiare i pazienti a parlare con i loro amici di ClearCorrect
- Iscriversi alla formazione continua sul trattamento con allineatori trasparenti
- I coordinatori del trattamento (o i responsabili della gestione dello studio) possono avere un ruolo importante nel trovare nuovi pazienti per gli allineatori trasparenti. In molti studi, è il coordinatore del trattamento ad illustrare ai pazienti le tariffe e i servizi finanziari. Un coordinatore del trattamento in grado di affrontare questi argomenti con il paziente può davvero offrire un grande contributo all’accettazione del caso. Possono:
- Presentare gli allineatori trasparenti a chiunque per identificare eventuali pazienti per il medico
- Mostrare ai pazienti, quando serve, i loro piani di trattamento
- Parlare di assicurazione, tariffe, pagamenti e opzioni di finanziamento
- Informare i pazienti delle loro responsabilità in fatto di pagamenti, appuntamenti, ecc.
- Curare il follow-up con possibili pazienti che erano interessati al trattamento con allineatori trasparenti
- Quello del Responsabile degli allineatori trasparenti non è un ruolo indispensabile in ogni studio, ma in alcuni casi può risultare utile affidare a un componente specifico dello staff la gestione del flusso di lavoro degli allineatori trasparenti. Questo può significare l’attribuzione di responsabilità aggiuntive per un dipendente già in organico, oppure l’introduzione di personale con mansioni specifiche in studi con un gran numero di casi. Possono:
- Collaborare con il medico per inviare le prescrizioni online degli allineatori trasparenti
- Avvisare il medico quando i Treatment Setup sono pronti a essere controllati
- Conservare e organizzare le confezioni degli allineatori
- Programmare la consegna degli allineatori ai pazienti
- Ordinare e registrare le revisioni
- Ordinare gli apparecchi di contenzione e allineatori sostitutivi
- Organizzare le attività di marketing e promozione degli allineatori trasparenti
- Coordinarsi con un rappresentante ClearCorrect per ricevere materiali promozionali e risolvere i problemi di assistenza
- Agire come team leader nella motivazione degli altri componenti dello staff (e del medico) per rendere lo studio un leader locale nel campo degli allineatori trasparenti
- Collaborare con il responsabile finanziario dello studio per gestire i costi e le tariffe correlate al trattamento con allineatori trasparenti
- Coordinarsi con la società finanziaria per verificare i pazienti qualificati e promuovere i servizi per queste persone
6. Commercializzazione dei propri servizi al pubblico
- Creare un messaggio di attesa telefonico che pubblicizzi gli allineatori trasparenti.
- Inviare cartoline ed email a pazienti effettivi e potenziali per informare sulla disponibilità di ClearCorrect e promuovere offerte speciali.
- Offrire promozioni, come ad esempio:
- Sbiancamento omaggio insieme al trattamento con allineatori trasparenti
- Consulto iniziale e Treatment Setup gratuiti
- Elementi del kit iniziale in omaggio (detergente per apparecchi dentali, strumento per la rimozione degli allineatori, chewie, custodia dell’allineatore)
- Sconti su allineatori o apparecchi di contenzione
- Creare un passaparola positivo. Organizzare una riunione del personale per coinvolgere tutti identificando delle azioni per creare riferimenti positivi.
- Stampare schede di presentazione. Queste schede possono offrire servizi come ad esempio radiografie, esami e consulti gratuiti, e dovrebbero essere consegnate a ogni paziente che entra nello studio. Assicurarsi di citare il costo standard di questi servizi, per aumentare il valore percepito dell’offerta.
- Inviare bouquet di fiori, biscotti o palloncini ai pazienti che iniziano il trattamento. A questi si possono allegare schede di presentazione prodotto insieme a regali come una tazza con marchio, spazzolino da denti o carta regalo. Inviare questi oggetti al posto di lavoro del paziente, per fare in modo che ne discuta con i colleghi.
- Bisogna sempre avere un componente dello staff in trattamento. È un ottimo modo per avviare la conversazione, e potrà parlare in base alla sua esperienza personale.
- Assicurarsi che il sito web sia aggiornato e ottimizzato per i motori di ricerca. Si può anche investire in risultati di ricerca a pagamento e marketing. S3SB offre sconti sulla progettazione di siti web e sui servizi di marketing online ai fornitori di ClearCorrect.
- Gestione della presenza sui social media. Restare in contatto con pazienti effettivi e potenziali su Facebook, Twitter e Instagram e curare la propria reputazione su Yelp, HealthGrades, RealSelf e Google My Business.
- Inviare newsletter mensili con la promozione di offerte speciali e servizi.
- Creare una dichiarazione della missione dello studio e stabilire obiettivi periodici.
- Prendere in considerazione la pubblicità tradizionale come ad esempio televisione, giornali, radio e cartellonistica, se rientrano nel budget e sono adatti alla posizione dello studio.
- Svolgere dei “pranzi di lavoro e apprendimento” con altri professionisti interessati.
- Parlare degli allineatori trasparenti nelle occasioni di incontro della comunità locale, nei programmi scolastici e in altri eventi.
- Chiedere alla società finanziaria che si occupa dei pazienti di condurre una “ricerca veloce” per identificare pazienti potenziali pre-qualificati nel proprio database di clienti e indirizzare a questi ultimi la propria attività di marketing. (Se la società a cui si appoggia lo studio non offre questo servizio, considerare la possibilità di rivolgersi al servizio di finanziamento al paziente beWell, che offre anche la registrazione gratuita ai fornitori di ClearCorrect con il codice promozionale CCFREE).
- Programmare un “ClearCorrect Day” per promuovere gli allineatori trasparenti e offrire sconti a chi sottoscrive un trattamento in quel giorno.
- Organizzare concorsi e omaggi per raccogliere i contatti di possibili pazienti.
- Dimostrare la propria riconoscenza alla comunità locale. Selezionare una causa che migliorerà l’immagine dello studio presso il suo pubblico di riferimento.
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